«Аська»: за и против

Офис-лайф Программа ICQ завоевала миллионы поклонников. Ее в повседневном общении принято называть по-простому «асей» или «аськой». Для оперативного решения сиюминутных вопросов ей порой нет цены: легко можно связаться с другим пользователем. Но это качество, вызывающее восторг рядовых участников программы, внушает недоверие руководству компаний. «КС» узнал, как в сегодня в различных компаниях относятся к «аське» и аналогичным программам мгновенного обмена сообщениями. То, в каких целях «аська» используется, зависит от отношения самого человека к своей работе, к ценности своего времени.

Как считают в корпорации «Сибвез», при большом количестве дивизионов в структуре компании, в том числе и в других городах, такой вид оперативной связи очень удобен. «Использование ICQ заметно экономит и время, и средства, поэтому сотрудники нашей компании активно пользуются этой программой. Даже исходя из личного опыта могу утверждать, что это очень удобно», — говорит заместитель директора по рекламе и связям с общественностью корпорации «Сибвез» Андрей Поздняков.

Руководитель отдела медиапроектов компании «Золотая середина» Екатерина Лукаш рассказывает, что в их компании ICQ — общепринятый рабочий инструмент для оперативных коммуникаций: «У нас в компании этой программой пользуются, наверное, все сотрудники. При ее помощи общение происходит как внутри коллектива, так и со сторонними компаниями. А наши менеджеры общаются по «аське« с клиентами». «Это эффективно в первую очередь с точки зрения экономии времени. Если сравнить временные затраты для решения одного и того же текущего рабочего вопроса по телефону и по «аське«, конечно, с огромным отрывом в лидеры выходит эта оперативная программа. Если, разумеется, нужный человек в этот момент находится в онлайне», — рассуждает начальник отдела маркетинга компании «Уникон» Ирина Дорофеева. Практически с самого появления «аськи» она крепко «прижилась» и в туристических компаниях. «Аська« выручает, когда необходимо быстро и эффективно решать рабочие вопросы, связанные с турами», — делится директор туристического агентства «Афина Паллада» Татьяна Гаврильчик. Вообще, эта программа «мгновенного обмена сообщениями» — к этой категории, по определению компьютерщиков, и принадлежит ICQ — неоспоримо удобный инструмент для сотрудников компаний, чья повседневная работа связана с оперативными коммуникациями с большим количеством людей.

Если «аська» в компании централизованно не принята, то дать или нет добро на использование вышеназванного «инструмента», решается в частном порядке. «Нельзя сказать, что использование ICQ приветствуется в нашей компании, однако это не запрещено. Менеджеры, которые выбирают эту программу в качестве оперативного средства связи, вполне могут ее использовать. Естественно, при условии, что она применяется для решения рабочих вопросов», — рассказывает об отношении к «аське» внутри ОАО «Белон» пресс-секретарь компании Галина Фирсова. Впрочем, передавать серьезные документальные сведения посредством ICQ не рекомендуется. Ведь одним из слабых мест «аси» является то, что возможна так называемая утечка информации. Еще одним аргументом против является легкость использования аськи в личных, а не рабочих целях. «Конечно, издержки есть — бывает, по «аське« общаются с друзьями просто для развлечения. Хотя все-таки преимущественно она используется в рабочих целях», — отмечает Татьяна Гаврильчик.

Контролировать уровень злоупотребления сложно. «То, в каких целях аська используется, в первую очередь зависит от отношения самого человека к своей работе, к ценности своего времени, — продолжает Екатерина Лукаш. — На мой взгляд, даже если в промежутках между работой «аськой« пользуются, чтобы пообщаться на личные темы, все-таки эта программа приносит больше пользы, чем отвлекает». Еще один способ эффективного использования — разрешение пользоваться «аськой» только определенным категориям сотрудников. «Программа устанавливается на компьютеры специалистов, которым она действительно необходима. В первую очередь это специалисты, чье время стоит дорого, — линейные руководители, топ-менеджеры», — рассказывает Ирина Дорофеева. Сами связисты не всегда являются поклонниками «аськи». Например, как сообщили в пресс службе ОАО «Сибирьтелеком» в Новосибирске, внутри этой компании «аськой» пользоваться не принято. Причина — исключение возможности инфицирования компьютеров вирусами через ICQ. Никаких официально запрещающих общение через ICQ документов нет, однако авторитетных рекомендаций специалистов сотрудники придерживаются.

В новосибирских офисах федеральных компаний отношения с «аськой« складываются в зависимости от того, какие правила принимаются в головных офисах. В «Россгосстрахе-Сибирь», например, общая корпоративная политика компании, филиалы которой находятся в совершенно разных часовых поясах, не предусматривает использования программ «мгновенного общения» никем из сотрудников. Программами мгновенного обмена сообщения запрещено пользоваться в подавляющем большинстве банковских компаний. Этот шаг вызван политикой сохранения информационной безопасности. Специалисты банковской сферы уточняют, что прямой необходимости для рабочих целей в «аське» нет. Для связи (как внешней, так и внутренней) банки используют только почтовые программы. Например, для внутрикорпоративных коммуникаций в общей системе всех подразделений банка ВТБ 24 используется программа Outlook — она удобна для решения деловых вопросов, а кроме того, имеет единую справочную систему.

А в компании «Сибирьтелеком» в Новосибирске основные коммуникации осуществляются через почтовую программу Lotus Notes, которая обеспечена надежной антивирусной защитой. Но наравне с организациями, где электронные средства связи жестко регламентируются, есть такие, где ситуация обратная. Для удобства одновременно с наиболее популярной ICQ используются также дополнительные, близкие по функционалу программы, например, Pandion. «Единая для всех сотрудников упорядоченная адресная книга, которая отличает Pandion от ICQ, очень эффективна для взаимодействия внутри компании, причем независимо от того, в офисе какого города люди находятся», — поясняет Андрей Поздняков. Стремительное развитие IT-технологий дает возможность выбора аналогов «аськи« с усовершенствованными характеристиками.»Я считаю, что ICQ не очень удобно пользоваться. Учитывая, что на сегодняшний день есть более продвинутые программы для общения в онлайне.

Я лично предпочитаю программу Skype. Она позволяет обмениваться не только письменными сообщениями, но и голосовыми, а также видеоматериалами. Сейчас эта программа довольно популярна в мире, — рассказывает директор кадрового агентства Modern Staff Игорь Эйсвальд. — Что касается применения программ типа ICQ внутри компании, то хотя я не являюсь большим сторонником ее использования — она может отвлекать от дел, — но «аська« разрешена, сотрудники ею пользуются. Все-таки для современного рабочего ритма необходимо наличие различных оперативных средств коммуникации».